Όταν ένα γραφείο αποφασίζει να αλλάξει φωτοτυπικό, η πρώτη ερώτηση είναι σχεδόν πάντα η τιμή αγοράς. Στην πράξη όμως το μηχάνημα κοστίζει κυρίως όσο δουλεύει: toner, χαρτί, ρεύμα, service και χρόνος που χάνεται όταν σταματήσει. Παρακάτω θα βρείτε έναν απλό τρόπο να υπολογίσετε το πραγματικό κόστος πριν αποφασίσετε.
Ξεκινήστε από τον όγκο και το είδος των εκτυπώσεων
Πριν κοιτάξετε μοντέλα, μετρήστε πόσες σελίδες βγάζει το γραφείο τον μήνα και τι είδους είναι. Κείμενα, τιμολόγια και συμβάσεις είναι σχεδόν πάντα ασπρόμαυρα. Προσφορές με λογότυπο, παρουσιάσεις και διαφημιστικό υλικό χρειάζονται χρώμα. Σημειώστε επίσης αν χρειάζεστε μέγεθος A3 για σχέδια ή αφίσες και πόσο συχνά σκανάρετε.
Το ENERGY STAR, το πρόγραμμα ενεργειακής σήμανσης της αμερικανικής EPA, συστήνει να επιλέγεται εξοπλισμός στο σωστό μέγεθος για τις ανάγκες, ώστε να αποφεύγεται η σπατάλη και η πρόωρη αντικατάσταση. Ένα μηχάνημα πολύ μικρό για τον φόρτο φθείρεται γρήγορα, ενώ ένα υπερβολικά μεγάλο δεσμεύει κεφάλαιο χωρίς λόγο.
Κόστος ανά σελίδα: πώς διαβάζετε την απόδοση του toner
Οι κατασκευαστές δηλώνουν πόσες σελίδες βγάζει κάθε toner με βάση τα διεθνή πρότυπα ISO/IEC 19752 για ασπρόμαυρες συσκευές και ISO/IEC 19798 για έγχρωμες. Τα πρότυπα ορίζουν τυποποιημένες σελίδες δοκιμής, ελεγχόμενες συνθήκες και σαφές σημείο όπου το toner θεωρείται τελειωμένο, ώστε οι αριθμοί να συγκρίνονται μεταξύ μοντέλων.
Όπως εξηγεί ο οδηγός της Xerox για τις αποδόσεις, η απόδοση ISO είναι στατιστικό σύγκρισης και όχι πρόβλεψη. Ο μεγαλύτερος παράγοντας είναι η κάλυψη της σελίδας: για ασπρόμαυρες εκτυπώσεις ο μέσος όρος της αγοράς είναι 4% έως 5%, ενώ για έγχρωμες η αναφορά είναι περίπου 20%. Αν τυπώνετε κυρίως γραφήματα ή φωτογραφίες, θα πάρετε λιγότερες σελίδες από όσες γράφει το κουτί. Υψηλή θερμοκρασία, υγρασία και υψηλή ανάλυση εκτύπωσης μειώνουν επίσης την απόδοση.
Ο πρακτικός υπολογισμός είναι απλός: τιμή toner διά δηλωμένη απόδοση, για κάθε χρώμα. Στα έγχρωμα μηχανήματα προσθέτετε τέσσερα toner αντί για ένα, γι’ αυτό το χρώμα αξίζει μόνο όπου πραγματικά χρειάζεται.
Ασπρόμαυρο ή έγχρωμο πολυμηχάνημα
Αν το χρώμα αφορά λίγες σελίδες τον μήνα, ένα ασπρόμαυρο laser μαζί με εξωτερική εκτύπωση για τα έντυπα μπορεί να βγει φθηνότερο. Αν όμως ετοιμάζετε συχνά προσφορές και παρουσιάσεις, ένα έγχρωμο πολυμηχάνημα laser συγκεντρώνει εκτύπωση, αντιγραφή και σάρωση σε μία συσκευή. Πολλά μοντέλα επιτρέπουν να ορίσετε ποιοι χρήστες ή ποια τμήματα έχουν πρόσβαση στο χρώμα, κάτι που κρατά το κόστος υπό έλεγχο.
Το ENERGY STAR σημειώνει επίσης ότι ένα πολυμηχάνημα είναι γενικά πιο αποδοτικό από ξεχωριστό εκτυπωτή, σαρωτή και φωτοτυπικό, γιατί καταναλώνει ενέργεια και χώρο μία φορά.
Ρεύμα, χαρτί και σελίδες που κανείς δεν παραλαμβάνει
Σύμφωνα με το ENERGY STAR, τα πιστοποιημένα μηχανήματα απεικόνισης εξοικονομούν έως 35% ενέργεια σε σχέση με τον συμβατικό εξοπλισμό. Διαθέτουν λειτουργία αναμονής που ενεργοποιείται από το εργοστάσιο και αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης, που μειώνει το χαρτί. Η σύσταση είναι να κρατάτε τις εργοστασιακές ρυθμίσεις εξοικονόμησης και να μην τις απενεργοποιείτε για λίγα δευτερόλεπτα ταχύτητας.
Ένα λιγότερο προφανές κόστος είναι οι σελίδες που μένουν στον δίσκο εξόδου. Το ENERGY STAR αναφέρει ότι εκτιμάται πως το 10% έως 35% των σελίδων δεν παραλαμβάνεται ποτέ. Η ασφαλής εκτύπωση, όπου η εργασία βγαίνει μόνο όταν ο χρήστης ταυτοποιηθεί στο μηχάνημα, κόβει αυτή τη σπατάλη και προστατεύει παράλληλα τα εμπιστευτικά έγγραφα.
Αγορά, μίσθωση ή ενοικίαση
Η αγορά συμφέρει όταν ο όγκος είναι σταθερός και έχετε ήδη αξιόπιστη λύση για service. Η μίσθωση με μηνιαίο πάγιο μετατρέπει το αρχικό κεφάλαιο σε προβλέψιμο λειτουργικό έξοδο, και συχνά περιλαμβάνει συντήρηση. Η προσωρινή ενοικίαση ταιριάζει σε εποχικές ανάγκες ή εκδηλώσεις.
Προμηθευτές που διαθέτουν φωτοτυπικά μηχανήματα για αγορά, μίσθωση και ενοικίαση, όπως η Infocopy στην Αθήνα, που αναφέρει μηνιαίο πάγιο μίσθωσης από 30 ευρώ και τεχνική υποστήριξη σε όλη την Ελλάδα, σας επιτρέπουν να συγκρίνετε τα τρία σενάρια με τα ίδια νούμερα. Ζητήστε γραπτά τι περιλαμβάνει το πάγιο: αναλώσιμα, ανταλλακτικά, επισκέψεις τεχνικού και χρόνο απόκρισης.
Μια απλή λίστα ελέγχου πριν υπογράψετε
- Μηνιαίος όγκος σελίδων, χωριστά ασπρόμαυρες και έγχρωμες.
- Κόστος ανά σελίδα με βάση την απόδοση ISO, προσαρμοσμένο στη δική σας κάλυψη.
- Ανάγκη για A3, σάρωση διπλής όψης και τελικές εργασίες.
- Πιστοποίηση ENERGY STAR, αυτόματη διπλή όψη και ασφαλής εκτύπωση.
- Όροι service, χρόνος απόκρισης και διαθεσιμότητα αναλωσίμων.
- Συνολικό κόστος για 3 έως 5 χρόνια σε αγορά, μίσθωση και ενοικίαση.
Κλείνοντας
Το φθηνότερο φωτοτυπικό στο ράφι σπάνια είναι το φθηνότερο στον λογαριασμό του έτους. Αν υπολογίσετε το κόστος ανά σελίδα με ρεαλιστική κάλυψη, προσθέσετε ρεύμα και service και κόψετε τις σελίδες που πάνε χαμένες, η σύγκριση γίνεται καθαρή και η επιλογή πιο εύκολη.
Πηγές
- ENERGY STAR, Imaging Equipment. https://www.energystar.gov/products/imaging_equipment
- Xerox, Printer and Multifunction Toner Yields Guide. https://www.office.xerox.com/latest/SUPGL-01.pdf
- ISO, ISO/IEC 19798:2017 Method for the determination of toner cartridge yield for colour printers and multi-function devices. https://www.iso.org/standard/64862.html
Αφήστε μια απάντηση